POS e registratori telematici: parte l’obbligo di collegamento e la comunicazione online all’Agenzia delle Entrate

Da quest’anno per gli operatori economici scatta un adempimento che incrocia due strumenti ormai quotidiani: i sistemi con cui si memorizzano e trasmettono i corrispettivi (registratore telematico e procedura “Documento commerciale online”) e i dispositivi con cui si incassano pagamenti elettronici (POS fisici o virtuali). Il collegamento tra i due mondi non è automatico: va comunicato online all’Agenzia delle Entrate tramite una funzionalità dedicata dentro il portale “Fatture e Corrispettivi”.

Per accompagnare le imprese, l’Agenzia ha tenuto il 25 febbraio una videoconferenza con CNA e le altre associazioni di categoria, illustrando con esempi pratici i passaggi necessari. Sono state inoltre rese disponibili slide, una guida operativa e una sezione di FAQ nella pagina istituzionale dedicata al “Collegamento POS–RT”, utili per sciogliere dubbi ricorrenti e ridurre gli errori in fase di inserimento.

Come si effettua l’abbinamento: RT, server RT e Documento commerciale online

Le regole cambiano a seconda della soluzione usata per i corrispettivi.

• Chi utilizza un registratore telematico (RT) — e anche chi in futuro adotterà una soluzione software — deve associare la matricola dell’RT all’identificativo univoco del POS mediante la funzione “Gestione collegamenti”.

• Chi lavora con server RT, quindi con più punti cassa collegati, deve abbinare i POS in uso ai punti cassa alle matricole dei soli server RT (non dei singoli punti).

• Chi usa “Documento commerciale online” deve effettuare il collegamento direttamente all’interno della stessa procedura web, senza passare dalla gestione dei collegamenti legata alle matricole RT.

La guida chiarisce anche una possibilità operativa rilevante: il collegamento può essere multiplo. In pratica, un singolo POS può essere associato a più RT, oppure più POS possono essere collegati a un unico RT, a seconda dell’organizzazione dei pagamenti e delle postazioni di cassa.

Scadenze: prima comunicazione a marzo e regola del “secondo mese”

Le tempistiche sono scandite con precisione. La prima comunicazione dei collegamenti dovrà partire dai primi giorni di marzo 2026 e riguarderà i POS attivi nel gennaio 2026. Una volta che la procedura web sarà resa disponibile, esercenti e soggetti delegati avranno 45 giorni per trasmettere la comunicazione relativa a quei POS.

Dopo il primo invio, non si tratta di un adempimento “mensile” fisso: i collegamenti andranno aggiornati solo in caso di nuove attivazioni, variazioni o dismissioni.

Per i POS attivati dopo gennaio 2026, la registrazione del collegamento dovrà essere fatta tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione. La stessa finestra temporale vale anche per eventuali modifiche.

La data di effettiva disponibilità delle funzionalità verrà resa nota con un avviso sul sito dell’Agenzia delle Entrate: è l’informazione da monitorare, perché da lì decorre, nei fatti, il conteggio dei 45 giorni per la prima comunicazione.